用軍隊的精準度寫Email

Email是現代人溝通的重要工具，無論是在工作、學習或生活中，我們都需要用Email來傳遞訊息、表達意見或請求協助。但是，你有沒有遇過這樣的情況：你花了很多時間寫了一封Email，卻沒有得到回覆，或者得到的回覆不是你想要的。你開始懷疑自己的Email是否有問題，是否清楚、有效、禮貌、專業？你是否想要提高自己的Email寫作能力，讓你的Email更有說服力、更能達到目的？

如果你有這樣的困擾，那麼你可以嘗試用軍隊的精準度來寫Email。什麼是軍隊的精準度？簡單來說，就是用最少的字數、最直接的方式、最清晰的結構來傳達訊息。在軍隊中，時間和效率是非常重要的，因此，軍人在寫信件時，必須遵循一些原則和格式，以確保信件能夠快速地被閱讀和理解。這些原則和格式也可以適用於我們平常寫Email的場合，讓我們的Email更加精簡、明確、有力。

那麼，如何用軍隊的精準度寫Email呢？以下是一些建議：

1. 確定目的和對象

在寫Email之前，你要先問自己兩個問題：你寫這封Email的目的是什麼？你要寄給誰？這兩個問題會影響你的Email的內容和語氣。例如，如果你的目的是要向老闆報告工作進度，那麼你就要用正式、客觀、專業的語言；如果你的目的是要向同事詢問一些資料，那麼你就可以用較為隨意、友善、合作的語言。同樣地，如果你要寄給一個不熟悉的人，那麼你就要用稱呼和敬語；如果你要寄給一個熟悉的人，那麼你就可以用暱稱和簡稱。

2. 使用BLUF格式

BLUF是Bottom Line Up Front的縮寫，意思是把最重要的訊息放在最前面。這是一種常見的軍事信件格式，目的是讓收信人一開始就能知道信件的主旨和要求。BLUF格式通常包括以下五個部分：

- 主旨（Subject）：用一句話概括信件的主題和目的。

- 背景（Background）：用幾句話介紹關於信件相關的背景資訊，例如發生了什麼事、為什麼寫這封信、有什麼前提或假設。

- 分析（Analysis）：用幾句話分析信件的重點和細節，例如有什麼問題、困難、優勢、劣勢、影響或建議。

- 結論（Conclusion）：用一句話總結信件的結果和意義，例如有什麼決定、計畫、目標或期待。

- 行動（Action）：用一句話指示收信人需要做什麼，例如回覆、確認、執行或提供。

使用BLUF格式的好處是，你可以讓你的Email更有邏輯、更有組織、更有重點。你也可以讓收信人更容易掌握你的Email的要旨，更快地做出反應。以下是一個使用BLUF格式的Email範例：

主旨：關於下週的專案報告

背景：我們的團隊負責在下週一向客戶報告我們的專案進度和成果。

分析：我們的專案已經完成了80%，但是還有一些問題需要解決，例如資料不完整、設計不符合規範、測試不充分等。

結論：我們需要在下週之前加快速度，解決所有的問題，並準備好報告的內容和形式。

行動：請你在今天下午五點之前回覆我，告訴我你負責的部分的進度和困難，以及你需要我的幫助或建議。

3. 使用清楚和簡潔的語言

除了使用BLUF格式外，你還要注意你的Email的語言。你要避免使用模糊、冗長、錯誤或不禮貌的語言，而要使用清楚、簡潔、正確和禮貌的語言。以下是一些寫Email時要注意的語言方面：

- 避免使用太多的修飾詞，例如非常、極其、非常非常等。這些詞會讓你的Email顯得太過誇張或不真誠。

- 避免使用太多的贅詞，例如實際上、基本上、事實上等。這些詞會讓你的Email顯得太過冗長或不自信。

- 避免使用太多的縮寫或俚語，例如ASAP、BTW、LOL等。這些詞會讓你的Email顯得太過隨意或不專業。

- 避免使用太多的錯別字或文法錯誤。這些錯誤會讓你的Email顯得太過粗心或不可靠。

- 避免使用太多的命令式或否定式。這些句型會讓你的Email顯得太過強硬或不禮貌。你要使用較為委婉或肯定的句型，例如請你、你可以、我建議等。

- 避免使用太多的感嘆詞或感情色彩的詞，例如哇、啊、太好了、太糟了等。這些詞會讓你的Email顯得太過情緒化或不客觀。

- 使用清楚和簡潔的句子和段落。你要避免使用太長或太複雜的句子和段落，因為這會讓你的Email難以閱讀和理解。你要使用較短或較簡單的句子和段落，並且用標點符號、空白行和列表來分隔和組織你的Email。

使用清楚和簡潔的語言的好處是，你可以讓你的Email更有說服力、更能表達你的想法和態度。你也可以讓收信人更容易理解你的Email，更願意回應你的Email。

4. 使用恰當和有禮的結尾

在寫完Email的主要內容後，你還要注意你的Email的結尾。你要使用恰當和有禮的結尾，以表達你對收信人的感謝和尊重。以下是一些寫Email結尾時要注意的方面：

- 使用適當的稱呼。你要根據你和收信人的關係和文化，選擇合適的稱呼，例如親愛的、敬愛的、尊敬的等。如果你不確定如何稱呼收信人，你可以用他們的姓名或職稱。

- 使用適當的結語。你要根據你的Email的目的和語氣，選擇合適的結語，例如期待您的回覆、感謝您的合作、祝您順利等。如果你不確定如何結語，你可以用一些通用的結語，例如謝謝您、祝好等。

- 使用適當的署名。你要根據你自己的身份和角色，選擇合適的署名，例如姓名、職稱、公司名稱等。如果你已經在Email開頭介紹了自己，那麼你可以只用姓名或暱稱署名。

使用恰當和有禮的結尾的好處是，你可以讓你的Email更有禮貌、更有專業性、更有人情味。你也可以讓收信人更有好感、更有信任、更有合作意願。

寫Email是一種常見而重要的溝通技巧，如果我們能夠用軍隊的精準度來寫Email，我們就可以提高我們的Email的效果和品質。我們可以用BLUF格式來組織我們的Email，讓我們的Email更有邏輯、更有重點、更有結果。我們可以用清楚和簡潔的語言來表達我們的Email，讓我們的Email更有說服力、更能傳達我們的想法和態度。我們可以用恰當和有禮的結尾來結束我們的Email，讓我們的Email更有禮貌、更有專業性、更有人情味。如果我們能夠做到這些，我們就可以讓我們的Email成為一種有效而強大的溝通工具。